Da proposta em branco ao aceite assinado, em sete etapas
A maioria dos sistemas mostra o que faz em cards de duas linhas. Aqui está o caminho inteiro: onde você entra, o que o sistema calcula sozinho, o que o seu cliente vê e o que fica gravado como prova quando ele assina.
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As sete etapas, na ordem em que acontecem
Cada etapa leva à seguinte. As três primeiras são suas, as três últimas são do seu cliente, e a quarta é o momento em que a proposta sai da sua tela.
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Entre sem criar conta
Você cai num app já montado, não numa tela vazia pedindo cadastro: uma empresa de exemplo em São Paulo, um cliente no Maranhão, duas propostas formadas — uma em rascunho e uma já aceita. Dá para abrir, mexer, gerar o PDF e decidir se serve antes de entregar e-mail e senha.
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Monte a proposta
O CNPJ do cliente é validado na hora. Cada item entra como peça, com o NCM buscado no catálogo, ou como serviço. As seções que sua empresa repete em toda proposta — escopo, garantia, condição de pagamento — ficam cadastradas uma vez e você edita só o que muda.
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O imposto sai calculado
O IPI vem do NCM oficial do item. O ICMS vem da UF da sua empresa e da UF do cliente, inclusive quando são estados diferentes. PIS e COFINS vêm das alíquotas que você configurou a partir do seu regime tributário. Tudo isso fica gravado na proposta: alíquota que mudar depois não reprecifica o que já foi criado.
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Envie por link
Esta etapa pede conta — a sessão de visitante vira conta sem você perder nada do que montou, e o link precisa continuar de pé depois que a sessão acabaria. O sistema gera um link único por proposta e envia o e-mail sem PDF anexado.
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O cliente abre no navegador
Sem cadastro, sem senha, sem instalar nada. A página traz o logo e as cores da sua empresa, o número da proposta, a validade, a condição de pagamento, o valor total e o download do PDF completo. Você vê no sistema quando ela foi aberta.
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O cliente assina
Três etapas na página: ele informa nome, cargo e e-mail; assina na tela com o dedo ou o mouse (ou digita o nome, se o dispositivo não tiver toque); e confirma com um código de seis dígitos que chega no e-mail que ele declarou. Nada conta como aceite antes de o código ser validado.
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A proposta vira Aceita sozinha
Validado o código, o sistema muda o status de Enviada para Aceita, registra a transição no histórico com o nome de quem assinou e notifica o vendedor responsável. Ninguém da sua empresa precisa confirmar nada. Você e o cliente recebem por e-mail o Termo de Aceite: o PDF da proposta acrescido de uma página com data e hora, endereço IP, a imagem da assinatura e o hash SHA256 do documento aceito.
O que fica guardado quando o cliente assina
A etapa 7 é a que separa uma proposta aceita de uma proposta que alguém disse que aceitou. Estes são os quatro elementos que o sistema grava, e não dá para editar depois.
Assinatura eletrônica, não “ok” no WhatsApp
Assinatura eletrônica simples nos termos do art. 10, §2º da MP 2.200-2/2001 e da Lei 14.063/2020: o aceitante declara na tela que reconhece a validade da assinatura entre as partes.
Identidade confirmada por código
O código de seis dígitos vai para o e-mail declarado pelo aceitante — que muitas vezes não é o e-mail cadastrado, porque quem recebe a proposta raramente é quem decide.
Hash do documento aceito
O hash SHA256 é calculado sobre os bytes do PDF no instante do aceite. Se alguém contestar qual versão foi aprovada, a resposta é uma conta, não uma lembrança.
Trilha que sobrevive ao link
IP, data e hora, navegador, cargo declarado e a série de traços da assinatura ficam gravados na proposta, não no link — links são rotacionados e revogados, a prova não.
Quer entender antes o que o gerador faz na etapa 2? Veja o gerador de proposta comercial. Já tem clientes e catálogo em planilha? Importe em massa e comece a etapa 2 com os dados dentro.
Perguntas frequentes
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Preciso criar conta para montar uma proposta?
Não. Você entra direto, monta a proposta e baixa o PDF sem cadastro nenhum. Criar conta é necessário na hora de enviar a proposta ao cliente e receber o aceite, porque o link entregue precisa continuar funcionando depois que a sessão de visitante expiraria. A conversão aproveita tudo o que você já montou.
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O que o cliente precisa fazer para aceitar a proposta?
Abrir o link, informar nome, cargo e e-mail, assinar na tela e digitar o código de seis dígitos que chega nesse e-mail. Não pedimos CPF nem nenhum outro documento, e ele não precisa criar conta nem instalar aplicativo.
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O aceite eletrônico tem validade jurídica?
É uma assinatura eletrônica simples, prevista no art. 10, §2º da MP 2.200-2/2001 e na Lei 14.063/2020, válida entre as partes que a reconhecem — e a tela de confirmação registra esse reconhecimento. A prova guardada é o conjunto: identificação declarada, data e hora, endereço IP, a assinatura e o hash SHA256 do PDF aceito. Não é assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil.
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Por quanto tempo o link enviado ao cliente continua válido?
Cento e oitenta dias a partir do envio, e o prazo é estendido a cada novo envio da mesma proposta. Reenviar não troca o endereço: o cliente continua com o mesmo link. Você pode revogar o link quando quiser, e a partir daí ele deixa de abrir.
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E se o cliente demorar e a proposta já estiver fora da validade?
A proposta não passa para Aceita depois da data de validade. O sistema registra que o cliente manifestou interesse fora do prazo e avisa o vendedor responsável, que reemite a proposta com os valores de hoje em vez de honrar um preço antigo por acidente.
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Depois do aceite, a proposta vira Nota Fiscal automaticamente?
Não. O PropEasy entrega a proposta estruturada — itens, NCM, alíquotas aplicadas, valores e o aceite assinado. A emissão da NF continua no sistema fiscal da sua empresa, com esses dados prontos para serem usados sem redigitação.
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